Es tu mejor defensa
Un expediente completo y localizable respalda cada decisión ante una auditoría, una observación o un requerimiento de información. Lo que no está documentado difícilmente se puede demostrar.
Cápsula de capacitación · 10 minutos de lectura
Todo documento tiene una vida.Aprende a acompañarla.
Cada oficio, expediente o informe que produce una institución pública nace, madura y llega a un destino final. Conocer el ciclo vital del documento y los instrumentos de control archivístico no es un trámite: es la base de la transparencia, la rendición de cuentas y la memoria institucional de Durango.
3 Etapasdel ciclo vital
4 Instrumentosde control y consulta
1 Marco legalLey General de Archivos
1 Reto finalpon a prueba lo aprendido
01 · El punto de partida
¿Por qué debería importarte el archivo?
Desde 2019, la Ley General de Archivos obliga a todos los sujetos obligados del país —incluidos los entes públicos de Durango— a organizar y conservar sus documentos de manera homogénea. Pero más allá de la obligación, un archivo bien gestionado protege a las personas, a las instituciones y a la historia.
Hace posible la transparencia
El derecho de acceso a la información solo funciona si los documentos existen, están organizados y pueden encontrarse. Sin archivos, no hay rendición de cuentas.
Construye memoria
Los documentos con valor histórico cuentan cómo se gobernó, se fiscalizó y se transformó Durango. El archivo histórico es patrimonio de todas y todos.
02 · El corazón de la cápsula
El ciclo vital: sigue la vida de un expediente
Igual que un ser vivo, un documento pasa por etapas. En cada una cambia su uso, su ubicación y el archivo responsable de custodiarlo. Haz clic en cada etapa y acompaña a nuestro expediente de ejemplo en su recorrido.
03 · La caja de herramientas
Los instrumentos que gobiernan el ciclo
El ciclo vital no funciona solo: lo dirigen los instrumentos de control y consulta archivísticos que exige la Ley General de Archivos. Voltea cada tarjeta para descubrir qué hace cada uno. (Haz clic o toca la tarjeta.)
CGCACuadro general de clasificación archivísticaToca para voltearVolver al frente
CGCA
El mapa del archivo
Organiza toda la documentación por fondo, sección y serie, reflejando las funciones de la institución. Gracias a él, cada expediente tiene una clave única y un lugar lógico: nada queda "en el cajón de lo demás".
CADIDOCatálogo de disposición documentalToca para voltearVolver al frente
CADIDO
El reloj de cada serie
Establece los valores documentales, plazos de conservación en trámite y concentración, y el destino final de cada serie. Es el instrumento que decide cuánto vive un documento y a dónde va después.
InventariosInventarios documentalesToca para voltearVolver al frente
Inventarios
El acta de cada movimiento
Registran expediente por expediente lo que existe y lo que se mueve: inventario general, de transferencia y de baja. Ningún expediente viaja entre archivos —ni se elimina— sin quedar inventariado.
GuíaGuía de archivo documentalToca para voltearVolver al frente
Guía
La brújula pública
Describe de manera general los fondos y series que resguarda la institución, para que cualquier persona —dentro o fuera— sepa qué información existe y dónde solicitarla. Es la cara pública del archivo.
04 · El criterio detrás de todo
Valores documentales: la balanza del archivista
¿Cómo se decide si un documento se conserva 3 años, 10 años o para siempre? Analizando sus valores. Los primarios acompañan su vida útil; los secundarios deciden si trasciende.
Valores primarios
Presentes en las etapas activa y semiactiva
- Administrativo
- Legal / jurídico
- Fiscal / contable
Responden a la pregunta: ¿este documento aún sirve para el trámite, para acreditar derechos y obligaciones o para comprobar recursos? Mientras la respuesta sea sí, el documento se queda.
Valores secundarios
Se valoran al final del ciclo: definen lo histórico
- Evidencial
- Testimonial
- Informativo
Responden a otra pregunta: ¿este documento aporta evidencia de cómo funcionó la institución, testimonio de su evolución o información útil para la investigación? Si es así, merece el archivo histórico.
05 · Reto final
¿Qué tanto aprendiste?
Cuatro preguntas rápidas. Sin calificaciones ni registros: solo tú y el ciclo vital.
Pregunta 1 de 4
El expediente de una auditoría concluida hace dos años, que ya casi no se consulta pero aún podría requerirse, debe estar en…
Llévatelo a tu escritorio
4 hábitos que salvan archivos
Expediente desde el día uno. Cada asunto nuevo merece su expediente con clave de clasificación y carátula. Los papeles sueltos son documentos huérfanos.
Nada se elimina por decisión propia. El destino final de un documento lo marcan el CADIDO y el grupo interdisciplinario, nunca el bote de basura.
Todo movimiento, con inventario. Si un expediente cambia de archivo, viaja acompañado de su inventario de transferencia. Sin papeles, no hay traslado.
Ante la duda, pregunta a la Coordinación de Archivo. Estamos para acompañarte: clasificación, plazos, transferencias y valoración documental.